Die Mitarbeitervergütung stellt in der Regel die höchste Kostenposition für ein Unternehmens dar. Durchschnittlich sind das zwischen 60 – 80 % der gesamten betrieblichen Kosten. Angesichts dieser Tatsache ist es ein sehr riskantes Projekt, wenn Unternehmen die Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter alleine planen - also ohne dem Wissen oder jeglicher Einbindung der eigentlichen Nutzer. Hinzu kommt die Tatsache, dass sich die Effizienz der Mitarbeiter erhöht, wenn sie in den Prozess der Innenraumgestaltung ihres Büros miteinbezogen werden (G. Frątczak 2015).

Die Beschäftigten könnten in den Gestaltungsprozess der neuen Büroräume involviert werden, indem man sie zuerst in die Untersuchungen der aktuell vorhandenen Arbeitsplätze miteinbezieht. Diese Untersuchungen beschäftigen sich zum Beispiel mit folgenden Fragen: Wie hoch ist der Grad - oder wie zufrieden sind die Mitarbeiter mit den aktuellen Büroräumen? Inwieweit passen die bestehenden Räumlichkeiten zu den einzelnen Bedürfnissen der unterschiedlichen Arten von Arbeit, die jeweils von den Mitarbeitern ausgeführt werden? Antworten und Ergebnisse, die sowohl für den Auftraggeber sowie auch für das Projektteam nützlich sind: So erhalten sie beispielsweise entscheidende Informationen über die (effiziente oder nicht-effiziente) Nutzung der einzelnen Bürobereiche.

Immer mehr Organisationen entscheiden sich für eine solche Vorgehensweise im Rahmen des Veränderungsprozesses – so dass wir bisher schon mehr als 8.300 Beschäftigte befragen durften. Leider ist das jedoch nicht immer der Fall: Uns kontaktieren durchaus Unternehmen, die ihre Mitarbeiter nicht in den Gestaltungsprozess des neuen Büros miteinbezogen haben. Seit ihrem Umzug stehen sie nun vor dem großen Problem:  Sie stoßen auf Widerstand bei ihren Arbeitnehmer, die mit dem neuen Büro nicht zufrieden sind. Einige von ihnen haben deshalb sogar schon gekündigt und sich für einen neuen Arbeitgeber entschieden. So etwas geschieht, wenn sich ein Unternehmen bei der Realisierung des Projekts ausschließlich auf das Büro als „den Ort oder den Platz“ konzentriert. Der Schlüssel zum Erfolg ist jedoch, ganzheitlich an das Projekt heranzugehen: das heißt, dabei den PLATZ (das Büro als Ort) sowie auch die PROZESSE (z.B. die im neuen Büro zu realisierenden Geschäftsprozesse) und die MENSCHEN (ihre Zufriedenheit und ihre Effizienz) zu berücksichtigen.

Die beste Lösung ist es sicherzustellen, dass der Umzug in ein neues Büro ein umfassender Beschluss ist und alle Aspekte berücksichtigt werden. Das Workplace Change Management läuft ab Beginn bis zum finalen Abschluss des Projekts. Es kann zusammen mit Untersuchungen, aber auch unabhängig von ihnen, umgesetzt werden. Warum ist diese Maßnahme sinnvoll? Klar ist: Werden Änderungen „egal welcher Art“ eingeführt, ist es notwendig, die Menschen davon zu überzeugen auf Altbewährtes zu verzichten und das neue Unbekannt - das sie noch nicht kennen, bei dem sie Bedenken und Ängste haben - zu akzeptieren. Eine idealistische Idee, nicht wahr? Nur Zeit- und Geldverschwendung? Und wozu die Sache unnötig verkomplizieren? Die Geschäftsrealität sieht anders aus - um heutzutage ein Unternehmen erfolgreich zu führen? Nein - eben nicht.

Die Realität im Geschäft hat sich heute ebenfalls verändert. Hier sind die Haupttrends, die im aktuellen Geschäftsleben zu beobachten sind und erfolgreiche Unternehmen auszeichnen:

• Übergang von der routinemäßigen zur konzeptionellen-kreativen Arbeit
• Die Suche nach Innovationen in jedem Bereich (in Verbindung mit dem erst-genannten Trend)
• Das Bestreben, die Motivation oder das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen
• Der Wettbewerb die besten Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten
• Employer Branding (Arbeitgebermarke)
• Corporate Social Responsibility „CSR“ (unternehmerische Gesamtverantwortung), Nachhaltigkeit
• Flexibilität von Ort, Stil, Zeit und Arbeitsplatz

Seit Beginn des 20. Jahrhunderts entwickelte sich der Büroraum gemäß den sich ändernden geschäftlichen und sozialen Trends. Das Büro ist ein wahrer Katalysator bei Veränderungen in einer Organisation. Das bedeutet? Die Innengestaltung des Büros kann erfolgreich dafür eingesetzt und genutzt werden, eine Organisation im Veränderungsprozess zu unterstützen (F. Duffy, 2005). Jedoch darf dabei nicht vergessen werden, dass eine Veränderung der Innengestaltung (z.B. der Übergang zu einer Open-Space-Lösung) oder des Bürokonzepts (z.B. Activity Based Working, Desksharing) eine separate, eingehende Betrachtungsweise erfordern.

Wie auf der ersten Abbildung zu sehen ist, rufen Änderungen bei Menschen unterschiedliche Verhaltensweisen hervor. Dazu kommt eine ganze Reihe von Emotionen, was Auswirkungen auf die Effizienz hat. In unseren dedizierten Entwürfen des Workplace Change Managements konzentrieren wir uns auf zwei grundlegende Aspekte: die Teilnahme und die Kommunikation.

Bei der Realisierung des Prozesses leiten wir unterschiedliche Maßnahmen in Anpassung an die Spezifik des Kunden ein, die auf folgende Bereiche ausgerichtet sind:

• Vorbereitung des Prozesses der Übermittlung der Änderungen
• Engagement der Menschen in das Projekt und deren Unterstützung in den einzelnen Projektetappen
• Vorbereitung der Manager und des Projektteams auf den Prozess
• Stärkung der positiven Verhaltensweisen im Zusammenhang mit dem neuen Büro / dem neuen Arbeitsstil
• Unterstützung der Anpassung der Arbeitnehmer an die neuen Räume

Wie die Abbildung zeigt, rufen Veränderungen unterschiedliche Verhaltensweisen und eine Reihe von Emotionen bei Mitarbeitern hervor, die Auswirkungen auf die Effizienz haben. In unseren Workplace Change Managements Projekten engagieren und konzentrieren wir uns auf zwei grundlegende Aspekte: die Teilnahme und die Kommunikation.

Bei der Realisierung des Prozesses, passen wir die unterschiedlichen Aktionen maßgeschneidert an den jeweiligen Charakter des Kunden an – die auf folgende Bereiche ausgerichtet sind:

• den Prozess für die Bekanntgabe oder Kommunikation der Veränderung vorzubereiten
• die Beschäftigten in das Projekt miteinzubinden und sie während oder in den einzelnen Projektetappen zu unterstützen und zu begleiten
• Manager und Projektteams auf den Veränderungsprozess vorzubereiten
• die positive Einstellung gegenüber dem neuen Büro/dem neuen Arbeitsstil zu verstärken und zu festigen
• den Mitarbeitern die Anpassung an die neuen Räume zu erleichtern

Das sind all die Gründe, wieso ein Workplace Change Management sinnvoll wäre. Unabhängig davon - wie gut das neue Büro nun gestaltet wurde – ist die Tatsache, dass der Erfolg des Projekts davon abhängt, ob und inwieweit die Mitarbeiter die neuen Büroräume akzeptieren. Nach Untersuchungen des Fachmagazins Management Today (2003) sind 97% der Befragten überzeugt, dass die Gestaltung ihres Arbeitsplatzes ein Symbol dessen ist, ob sie von ihrem Arbeitgeber anerkannt werden oder nicht.

Darüber hinaus hat die Büroumgebung zu 24% Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz, zu 5% auf ihre individuelle Produktivität und zu 11% auf die Effizienz der einzelnen Teams. Dies sind reelle Vorteile für das Unternehmen und ein Mehrwert, der im Gestaltungsprozess des neuen Arbeitsplatzes erreicht werden kann. Nigel Oseland, Mitbegründer der Workplace Consulting Organisation, ist überzeugt, dass „bereits ein Anstieg der Produktivität der Mitarbeiter von 5 % die Bürokosten vollständig decken kann“. Eine zusätzliche Motivation kann dabei der Gedanke sein: „Wenn wir die Änderungen nicht verwalten, dann verwaltet die Änderung uns“.