Um sicherzustellen, dass die Büroumgebung die entsprechenden Anforderungen auf effiziente Weise erfüllen kann, ist zunächst ein umfassendes Wissen über die jeweilige Organisation notwendig. Das ist die Grundlage für alle Maßnahmen im Bereich der durchdachten, gutgestalteten Büroeinrichtung - die das Wohlbefinden der Menschen und letztendlich ihre Arbeitsproduktivität entscheidend verbessern kann.

Die Büroarbeit entwickelt sich ständig. Der Prozess der Veränderungen kann anhand dieser drei Übergänge dargestellt werden: von der stationären zur mobilen Arbeit, von der Routine- zur konzeptionellen Arbeit und von der individuellen Arbeit zur Teamarbeit.

Nach Analysen der Nowy Styl Group beträgt die Nutzungsrate von Schreibtischen in den Organisationen heute durchschnittlich lediglich 55%. Dies bedeutet, dass die Arbeitsplätze fast die Hälfte der Arbeitszeit leer stehen und ihre eigentlichen Nutzer in anderen Bereichen des Büros oder außerhalb arbeiten. Da unser Arbeitsstil immer mobiler wird, erfüllen Schreibtische heute längst nicht mehr ihre „multifunktionale Rolle“. Die Mobilität zeigt sich auch intern - und die Mitarbeiter arbeiten eben nicht mehr ausschließlich an ihrem Schreibtisch sondern sind in den verschiedenen Bereichen des Büros anzutreffen. Weiter wird auch die externe Mobilität immer beliebter: Die Menschen arbeiten gerne außerhalb des Büros – ob im Home Office, im Café, auf Dienstreisen oder an vielen anderen Orten.

Mit dem Übergang „von der typischen, stationären Arbeit am Schreibtisch - zur mobilen Arbeit in den verschiedenen Bereichen des Büros und außerhalb“ muss auch die Einrichtung der Büros entsprechend angepasst werden - damit Arbeitsprozesse flüssig ablaufen können und die Menschen in der Lage sind, ihre täglichen Aufgaben bestmöglich zu erfüllen.

Die Pflichten von einst, bei denen es sich zum großen Teil um wiederholbare Routineaufgaben handelte, entwickeln sich aktuell immer mehr in Richtung der konzeptionellen und geistigen Arbeit - die hohe Konzentration erfordert. Individuelle kreative Arbeit, analytisches und konzeptionelles Denken, auf der Suche nach Inspiration, Lernen durch Erfahrung und Selbstentwicklung - sind beispielsweise Schlagwörter für Tätigkeiten, die Menschen im modernen Büro ausführen.

Die meisten Großraumbüros sind heute jedoch (noch) nicht optimal eingerichtet: Sie bieten den Beschäftigten nicht die entsprechenden Bedingungen, dass sie ihre jeweiligen Aufgaben gut ausführen zu können. Untersuchungen der Nowy Styl Group bestätigen: Laut der Mitarbeiter mangelt es in den Großraumbüros oder Open-Space-Lösungen vor allem an einer angemessenen Geräuschkulisse sowie an Bereichen für konzentriertes Arbeiten. Deshalb ist es bei der Gestaltung der Büroflächen wichtig, gerade den Aspekt der „Konzentration“ miteinzuplanen - und entsprechende und ausreichend Bereiche zu schaffen, in denen die Menschen ungestört arbeiten können.

Teamarbeit ist besonders für die jüngeren Mitarbeiter eines Unternehmens bedeutend - schließlich bevorzugen sie es, auf diese Art und Weise zu arbeiten. Ja, die jüngste Generation ist bei ihren Tätigkeiten begierig auf: Zusammenarbeit, Wissens- und Informationsaustausch sowie die schnelle und einfache Kommunikation. Für sie ist das Büro in erster Linie der Ort, an dem sie zusammen arbeiten können. Aufgrund der unterschiedlichen Formen der Zusammenarbeit, muss ein Büro nun die entsprechenden räumlichen Bedingungen und Einrichtungslösungen bieten können. Die Erfahrung zeigt, dass ein Mangel an Raum für formelle wie informelle Treffen ein großer Nachteil für moderne Büros ist - da es die freie, lockere Zusammenarbeit unter den Menschen hindert.

Die Evolution der Arbeit hat einen wesentlichen Einfluss auf das Erscheinungsbild der Büros. Sie sollten stets widerspiegeln und erkennen lassen, wie eine bestimmte Organisation arbeitet und was ihre tatsächlichen Bedürfnisse sind. Flexibilität, der Zugang zu verschiedenen Arbeitsbereichen, Mobilität und der Komfort der Mitarbeiter sind die Herausforderungen, denen moderne Bürobereiche heute gewachsen sein müssen.